Stel, u wilt zeker weten of een brief iemand anders heeft bereikt. Een manier om hiervoor te zorgen is verzending van de brief per aangetekende post met verklaring van een ontvangstbevestiging. Maar moet je nou altijd een aangetekende brief sturen? En is dit juridisch waterdicht?
Als u een aangetekende brief stuurt, komt de postbode bij de geadresseerde aan de deur om de brief af te geven. De postbode laat in de brievenbus een bericht achter als de geadresseerde niet thuis is, hierop staat dat de geadresseerde de brief op het postkantoor kan afhalen (afhaalbericht). Op de enveloppe wordt dan door de postbode poststickers geplakt met ‘geen gehoor’ of ‘niet afgehaald’. Hieruit blijkt dat 1: de brief door de postbode aan de geadresseerde is aangeboden en 2: dat er een afhaalbericht is achtergelaten. De brief wordt na verloop van tijd teruggezonden naar de afzender, als de brief niet op het postkantoor wordt opgehaald. Ook hiervan wordt er een poststicker melding gemaakt op de enveloppe.
Maar hoe zit het nou als de geadresseerde in een rechtszaak stelt dat hij de brief en het afhaalbericht niet heeft ontvangen? De Nederlandse wet Artikel 3:37 lid 3 Burgerlijk Wetboek gaat hier verder op in.
De ontvangsttheorie en bewijslast
De ontvangsttheorie wil dus zeggen dat een verklaring in een verzonden document werking heeft op het moment dat deze door de geadresseerde in ontvangst is genomen. Omdat het tijdstip van ontvangst in sommige gevallen bepalend is, worden belangrijke documenten vaak per aangetekende post verzonden. De reden hiervan is dat het dan makkelijker aantoonbaar is dat de geadresseerde de betreffende brief of verklaring heeft ontvangen. Niettemin, een bewijs van verzending is niet altijd voldoende. Zodra immers betwist wordt dat de verklaring de geadresseerde heeft bereikt, ligt de bewijslast bij de verzender.
Het aangetekend versturen van post is niet zonder risico’s en de bewijslast ligt hoog op de verzender. De verzender moet daarom bewijzen dat hij de brief aangetekend naar het juiste adres heeft verzonden en bovendien moet hij ook aanvaardbaar maken dat de brief op de gebruikelijke wijze aan de geadresseerde is aangeboden. Als de gebruikelijke wijze aanvaardbaar is gemaakt, is daarmee komen vast te staan dat 1: de geadresseerde de brief heeft bereikt of 2: dat de geadresseerde de brief bij de aanbieding heeft geweigerd of heeft verzuimd de brief af te halen.
De rechter zal oordelen dat de brief niet is aangekomen, als de verzender niet voldoende aannemelijk kan maken dat de aangetekende brief daadwerkelijk is aangekomen bij de geadresseerde, door middel van een afhaalbericht, stickers of een digitale ontvangstbevestiging. Het geldt als onvoldoende bewijs als een brief aangetekend verzonden is en niet is teruggekomen.
Dit kan grote gevolgen hebben als het gaat om belangrijke documenten en termijnen. Dus moet de afzender expliciet bewijs hebben dat de aangetekende brief daadwerkelijk is aangeboden.
Digitaal aangetekende e-mailberichten
Het versturen van aangetekende brieven geldt natuurlijk niet alleen per post, maar ook voor e-mailberichten. Hoe zit dat eigenlijk? Voor digitaal versturen geldt het qua bewijskracht hetzelfde als bij brievenbuspost. De verzender moet kunnen bewijzen dat zijn bericht de mailbox van de geadresseerde heeft bereikt. Echter, ook hier zijn risico’s aan verbonden. Neem bijvoorbeeld dat een computer gehackt kan worden en dat typfouten niet ondenkbaar zijn. Een uitkomst hierop zou een ontvangst- en leesbevestiging kunnen zijn. Let wel op dat niet alle documenten rechtsgeldig per e-mailbericht verstuurd mogen worden.
Volgens de wet is het sluiten van overeenkomsten vormvrij en dus is een e-mailbericht in die zin net zo’n geldig middel als een papieren brief. Echter, volgens de wet zijn er bepaalde handelingen die schriftelijk moeten worden uitgevoerd. Artikel 156a Rv bepaalt dat dit bij een elektronisch document van belang is. De voorwaarden die hiervoor zijn gemaakt is dat het document niet bewerkbaar is, er een elektronische handtekening aan gekoppeld is en de identiteit van de partijen duidelijk is.
De oplossing
Uit de theorie blijkt dus dat een geadresseerde eenvoudig kan stellen dat hij een brief of e-mailbericht niet heeft ontvangen, waardoor de bewijslast dan op de verzender komt te liggen. Dat is ook de reden dat er bij belangrijke post ervoor gezorgd moet worden dat het achteraf bewezen kan worden dat het betreffende document wel op tijd door de geadresseerde ontvangen is. Over of een aanklacht op de juiste manier en tijdig is ingediend zijn verschillende uitspraken gedaan.
Als u voor extra zekerheid wilt gaan, dan is de oplossing om uw brief door een deurwaarder te laten bezorgen. Deze zal de brief persoonlijk overhandigen. Als de ontvanger niet thuis is, dan zal de deurwaarder de aangetekende brief in de brievenbus achterlaten. Hiervoor is niet per se een handtekening van de geadresseerde nodig. De verklaring van de deurwaarder waaruit blijkt dat hij de brief heeft bezorgd, is voldoende. Deze wordt vastgelegd in een zogenaamd exploot, waarvan de afzender een afschrift ontvangt. De schriftelijke verklaring van de deurwaarder levert dwingrechtelijk bewijs op dat de brief is bezorgd. Zo hebt u dus bewijs van de ontvangst.
Hebt u vragen over aangetekende brieven ontvangen of versturen? Neem contact met ons op via info@juristenzwolle.nl of 038-2022738, dan kunnen we kijken naar de mogelijkheden.
